Como funciona o ContratosBot: da proposta ao contrato assinado

Onde o ContratosBot entra

Uma venda por proposta e contrato tem um começo (o pedido de proposta), um meio (a negociação) e um fim (a assinatura). Entre o envio e a assinatura existe uma faixa em que o cliente está com o documento e a equipe está ocupada com outras coisas. É nessa faixa que o ContratosBot trabalha.

Ele não substitui o comercial nem o jurídico. Ele cobre o que acontece quando ninguém está olhando: a dúvida que chega à noite, o lembrete que ninguém lembrou de mandar, o contrato que foi assinado no sábado e que a equipe só vê na segunda.

O caminho, passo a passo

1. O cliente pede uma proposta. Pelo WhatsApp, pelo Instagram, pelo chat ou por um formulário do site. O bot pergunta o que a proposta precisa: serviço, endereço, frequência, quem decide e o e-mail para o envio. Os dados vão para a ficha.
2. A equipe monta e envia. O comercial elabora a proposta pelo modelo da empresa, com os valores que ele define. O bot não calcula preço nem dá desconto.
3. O cliente responde. Se tem dúvida de procedimento, o bot responde com o material aprovado. Se é sobre o texto, o valor ou o prazo, o bot registra e passa à equipe.
4. O contrato sai. Aceita a proposta, o comercial envia o contrato a partir do modelo cadastrado. O cliente recebe um link por e-mail e assina no navegador. O envio fica registrado no histórico.
5. O bot acompanha. Se o contrato continua aguardando depois do prazo que a equipe definiu, o cliente recebe um lembrete. Se ainda assim não assina, o comercial recebe uma tarefa.
6. O contrato é assinado. O cartão muda de etapa no funil e a equipe é avisada, com a conversa inteira no histórico.
7. A renovação. Perto do fim do contrato, a data registrada dispara um lembrete para a equipe e, se a empresa quiser, uma pergunta ao cliente.

Quem faz o quê

A linha do envio merece um comentário. Se o contrato é enviado pelo comercial ou por uma regra configurada na implantação, por exemplo quando o cartão chega à etapa "proposta aceita", é uma decisão da empresa. O bot não decide sozinho que um contrato deve sair.

O que é configurado na implantação

O ContratosBot não chega pronto. A implantação é feita com o comercial e com quem revisa os modelos, e define:

• as respostas de procedimento que o bot dá, no tom da empresa;
• os assuntos que vão direto à equipe, com o responsável e o canal de aviso;
• os modelos de proposta e de contrato, cadastrados com os campos do cliente;
• as etapas do funil e os campos de cada cartão;
• os prazos de lembrete e a cadência;
• o aceite para receber mensagens e os modelos aprovados na Meta;
• a agenda de visitas e reuniões, quando houver.

Comercial e advogado aprovam o que o bot diz antes da estreia. Depois dela, um especialista da BotBrasil lê as conversas com a equipe e propõe ajustes, e nada muda sem a aprovação da empresa.

A assinatura eletrônica: o que ela é e o que não é

O cliente recebe um link por e-mail e assina no navegador, do computador ou do celular. Por isso o cadastro precisa ter o e-mail dele. O envio fica registrado no histórico do cliente.

Essa não é uma assinatura com certificado digital da ICP-Brasil. A Medida Provisória 2.200-2/2001 admite, no art. 10, § 2º, outros meios de comprovar a autoria e a integridade de documentos eletrônicos, inclusive sem certificado da ICP-Brasil, desde que as partes os admitam como válidos ou que a pessoa a quem o documento for oposto o aceite. Se um modelo de contrato é adequado a esse meio é uma pergunta para o advogado da empresa, e o ContratosBot não a responde. Se a lei exige forma especial para o contrato, o advogado da empresa diz se o meio eletrônico serve.

Canais e janela do WhatsApp

O bot atende pelo WhatsApp Business Platform, a API oficial da Meta, e também pelo Direct do Instagram, pelo Messenger e pelo chat do site. Quando o cliente escreve, abre-se uma janela de atendimento de 24 horas, durante a qual o bot responde. Os lembretes que a empresa inicia fora da janela usam modelos aprovados pela Meta e só vão a quem aceitou receber.

Integrações

O CRM do ContratosBot já registra clientes, funil, agenda e conversas. A ligação com o ERP, o sistema de faturamento ou outro sistema da empresa depende de o sistema oferecer API, webhook ou conector. É avaliada no diagnóstico e fica sob análise técnica, nunca prometida de antemão. Mesmo sem ela, o ContratosBot cobre o atendimento, os lembretes e o aviso de assinatura, e o sistema da empresa continua sendo a fonte de verdade.

O que o bot não faz

• Não redige nem interpreta cláusula. A redação e a explicação do texto são da empresa e do advogado dela.
• Não dá aconselhamento jurídico. Também não afirma que um documento é válido em qualquer situação.
• Não negocia. Valor, desconto, prazo e reajuste são do comercial.
• Não promete prazo de resposta da equipe. Diz que a equipe responde no horário de atendimento.
• Não pede dados que o contrato não precisa. E não pede senha nem dado de cartão no chat.

Como comparar propostas de fornecedores

O valor de uma proposta depende do escopo: canais, volume de propostas e contratos, modelos, integrações e acompanhamento. Por isso, compare pela lista do que está incluído e só depois pelo valor:

1. Escopo por escrito. Quantos canais, modelos e integrações a proposta cobre.
2. O que fica de fora. Treinamento, ajustes depois do início, novos modelos, relatórios.
3. O que é cobrado à parte. Mensagens, usuários, documentos enviados, integrações.
4. O que acontece depois do início. Alguém lê as conversas e ajusta as respostas, ou a ferramenta fica por sua conta?
5. O que o bot não faz. Um bot que explica cláusula ou promete validade jurídica cria problema. Se o seu modelo de contrato serve ao meio eletrônico é pergunta para o advogado, e nenhum fornecedor deve responder por ele.
6. Como começar. Uma proposta que permite começar por um serviço reduz o risco de pagar por recurso que a equipe não vai usar.

Como saber se vale a pena para a sua empresa

A resposta começa por medir o que acontece hoje: quanto tempo as propostas e os contratos esperam, quantos chegam fora do horário e quantos viram contrato assinado. O diagnóstico gratuito faz essa leitura com os números da empresa, antes de qualquer proposta de implantação.

Checklist antes de conversar com um fornecedor

• Sei quantas propostas envio por mês e quantas viram contrato assinado.
• Tenho modelos de proposta e de contrato revisados pelo meu advogado.
• Sei quais perguntas os clientes fazem depois de receber o documento.
• Defini quem na equipe recebe cada tipo de pergunta.
• Sei se o meu sistema de gestão tem API, webhook ou conector.

Para o ponto jurídico da assinatura eletrônica, veja assinatura eletrônica em contrato: o que a lei diz e quando vale a pena.