Assinatura eletrônica em contrato: validade, o que a lei diz e quando usar

Assinatura eletrônica e assinatura digital são a mesma coisa?

Na conversa de comercial, "assinatura digital" virou o nome de qualquer assinatura feita no computador ou no celular. Na lei, os caminhos são distintos, e a diferença importa quando a assinatura for questionada.

• Assinatura com certificado digital da ICP-Brasil. O signatário usa um certificado emitido dentro da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira. É a assinatura qualificada, na classificação da Lei 14.063/2020.
• Assinatura eletrônica sem esse certificado. O signatário se identifica por outros meios, como um link enviado ao e-mail dele e um registro do ato.

O ContratosBot trabalha com a segunda forma. O cliente recebe o contrato por e-mail, com um link, e assina no navegador. Não é uma assinatura com certificado da ICP-Brasil, e a plataforma não afirma que seja.

A assinatura por link tem validade jurídica? O que a MP 2.200-2/2001 diz

A MP 2.200-2/2001 instituiu a ICP-Brasil. No art. 10, § 2º, ela diz que o disposto na medida não obsta a utilização de outro meio de comprovação da autoria e integridade de documentos em forma eletrônica, inclusive os que utilizem certificados não emitidos pela ICP-Brasil, desde que admitido pelas partes como válido ou aceito pela pessoa a quem for oposto o documento.

O texto não diz que qualquer assinatura eletrônica vale em qualquer contrato nem que o documento será aceito em juízo. Aceitação pelas partes e prova do ato são pontos que dependem do caso. Por isso, vale perguntar ao advogado da empresa se o modelo de contrato deve trazer uma cláusula em que as partes declaram admitir o meio eletrônico como válido.

O que a Lei 14.063/2020 acrescenta, e onde ela para

A lei classifica em abstrato. Não classificamos a assinatura do ContratosBot em nenhuma dessas categorias, e essa pergunta é do advogado da empresa.

A Lei 14.063/2020 classifica, no art. 4º, as assinaturas eletrônicas em simples, avançada e qualificada. A simples permite identificar o signatário e anexa ou associa dados a outros dados eletrônicos dele. A avançada usa certificados não emitidos pela ICP-Brasil ou outro meio de comprovação da autoria e da integridade, desde que admitido pelas partes como válido. A qualificada usa certificado digital da ICP-Brasil.

Um cuidado de leitura. A ementa da lei fala em assinaturas eletrônicas em interações com entes públicos, em atos de pessoas jurídicas e em questões de saúde, e o parágrafo único do art. 2º afasta do alcance do capítulo a interação entre pessoas naturais ou entre pessoas jurídicas de direito privado. Quer dizer: a classificação existe e ajuda a entender o vocabulário, mas a lei não diz que um contrato de serviço entre duas empresas privadas precisa de uma dessas categorias. Para o seu contrato, a pergunta é do advogado.

Todo contrato pode ser assinado por link?

O Código Civil estabelece, no art. 104, que a validade do negócio jurídico requer agente capaz, objeto lícito, possível, determinado ou determinável e forma prescrita ou não defesa em lei. E diz, no art. 107, que a validade da declaração de vontade não dependerá de forma especial, senão quando a lei expressamente a exigir.

Este texto não lista quais contratos têm forma exigida por lei, e os artigos citados não dizem que um contrato de serviço está livre dessa exigência. A empresa que vende serviços precisa saber em qual situação está o seu contrato, e quem sabe isso é o advogado dela.

O que o bot de WhatsApp muda na assinatura?

O WhatsApp não é onde o contrato é assinado. É onde o cliente conversa. A diferença é prática: ao receber o contrato por e-mail, o cliente pergunta pelo WhatsApp, porque é o canal que ele usa. Uma resposta rápida a essa dúvida destrava a assinatura.

O papel do bot é esse. Ele responde as dúvidas de procedimento com o material que a empresa aprovou: onde está o link, como assinar, quem assina. Lembra o cliente que não assinou, nos prazos definidos pela equipe. Move o cartão no funil e avisa o comercial quando o contrato é assinado. Ele não afirma que o documento é válido, não explica cláusula e não substitui a orientação do advogado.

Um estudo da Harvard Business Review sobre leads nos Estados Unidos mostrou que a primeira hora pesa na chance de qualificar um contato. O estudo é de vendas em geral, não de contratos, mas a lógica serve de lembrete: dúvida que espera uma noite pode ficar mais pesada.

Quando a assinatura eletrônica vale a pena?

O critério é onde o contrato trava. Se ele trava no conteúdo, ou seja, o cliente discorda de uma cláusula, nenhum meio de assinatura resolve. Se trava no processo, por e-mail perdido, impressão ou escaneamento, a assinatura eletrônica ajuda.

Como adotar sem criar problema

1. Revise o modelo com o advogado. Pergunte se o meio eletrônico serve ao seu tipo de contrato e se vale incluir uma cláusula de aceite do meio.
2. Cadastre o e-mail certo. O link vai para o endereço do cadastro; verifique antes de enviar.
3. Defina os signatários. Veja quem assina e para qual e-mail vai o link.
4. Guarde o registro. O envio fica no histórico do cliente, e o documento concluído fica no painel.
5. Trate os dados com cuidado. O contrato tem dados pessoais. A LGPD pede que o tratamento se limite ao necessário para a finalidade.
6. Meça o antes e o depois. O tempo entre o envio e a assinatura diz se o processo melhorou.

Erros comuns

• Prometer validade jurídica em abstrato. Ninguém pode afirmar isso de um modelo sem a revisão do caso, nem a ferramenta.
• Confundir assinatura por link com certificado ICP-Brasil. Se o seu cliente ou o seu contrato exige o certificado, o caminho é outro.
• Usar o mesmo modelo para todos os tipos de contrato. Cada tipo pode ter exigências diferentes.
• Esquecer o e-mail do cliente no cadastro. Sem ele, o link não chega.
• Pedir ao bot que explique o contrato. Isso é da equipe e do advogado.

Checklist

• Sei a diferença entre assinatura eletrônica por link e assinatura com certificado da ICP-Brasil.
• O meu advogado revisou o modelo e confirmou se o meio eletrônico serve ao contrato.
• Sei quais dos meus contratos a lei obriga a ter forma especial.
• O e-mail de cada cliente é conferido antes do envio.
• Os signatários estão definidos.
• Medi o tempo entre o envio e a assinatura antes de mudar o processo.

Este texto traz trechos de lei e não é orientação jurídica. Para ver como o processo funciona no dia a dia, leia como funciona o ContratosBot. Para o que o bot responde ao cliente antes da assinatura, veja atendimento no WhatsApp para quem envia propostas e contratos.